habilidades de una secretaria

1. HABILIDADES DE UNA SECRETARIA 

La secretaria ejecutiva es un puesto de trabajo o profesión que sirve para brindar el máximo apoyo a los empleados de alto rango en una empresa u organización. Será quien organizará y mantendrá el monograma de los ejecutivos y los ayudará a realizar una gran variedad de tareas administrativas.  El objetivo es contribuir a la eficiencia general del negocio, al garantizar que todas las tareas administrativas que se le asignen se realizarán de manera oportuna y eficiente. Una secretaria es la persona que proporciona apoyo administrativo. Pueden realizar tareas como escribir y archivar, contestar el teléfono y transmitir mensajes.

Habilidades necesarias

Las secretarias ejecutivas deben ser eficientes en destrezas básicas como la redacción, gramática, ortografía y puntuación, y tener experiencia utilizando equipos de oficina y aplicaciones usuales de software, como procesamiento de texto, hojas de cálculo y gráficos.

Igualmente, deben tener habilidades excelentes para administrar el tiempo y la capacidad para poder atender de forma efectiva diversas responsabilidades.

Por otro lado, una secretaria ejecutiva necesita también otras cualidades, tales como el buen juicio, la diplomacia, la discreción y la capacidad de solucionar problemas de manera autónoma.

Necesitan sólidas habilidades de comunicación para interactuar con el público, redactar informes y revisar publicaciones.

Escuchar activamente

Debe saber prestar total atención a lo que dicen las otras personas, tomándose el tiempo para comprender los puntos que se están formulando, haciendo preguntas según sea lo apropiado y no interrumpir en momentos inadecuados.

Comprensión de lectura

Comprensión total de las oraciones y párrafos escritos en los documentos relacionados con el trabajo.

Gestión del tiempo

Saber gestionar de manera eficiente tanto el tiempo propio, así como el tiempo de los demás.

Saber hablar

Hablar claramente con otras personas para así poder transmitir la información de manera efectiva.

Escritura

Tener una comunicación efectiva por escrito, según sea lo más apropiado para las necesidades de la audiencia.

Pensamiento crítico

Uso de la lógica y del razonamiento para poder identificar las fortalezas y debilidades de las soluciones, conclusiones o enfoques alternativos a los problemas que se presenten.

Aprendizaje proactivo

Comprender las implicaciones de la nueva información para la resolución de problemas y la toma de decisiones actuales y futuras.

Coordinación

Ajuste de las acciones en relación con las acciones de los demás.

Revisión

Revisión y evaluación del desempeño de sí misma, de otras personas o de las organizaciones, para así realizar mejoras o tomar medidas correctivas.

Funciones

Una secretaria ejecutiva puede ser responsable de la caja chica y la contabilidad, pero también podría administrar un presupuesto. Puede publicar artículos en un sitio web, aunque también podría diseñar y administrar el sitio web.

Puede realizar la entrada de datos en una hoja de cálculo que ella misma ha diseñado y que utiliza para las funciones de presentación de informes.